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仕組み化により、楽に生産性をあげる

よく習慣化するとよいと言われますが、仕事や勉強、人をマネジメントする場合、ミスを防ぐ場合にも、「仕事の習慣」つまり「仕組み化」を取り入れると、よりスムーズに事がはこびます。


自分自身が働くのではなく「仕組み」に働かせるようにするのです。

まず「作業系」と「考える系」に分け、「作業系」のルーチンワークを仕組み化します。いわゆるスキームづくりですね。

この手順通りに進めれば、抜け漏れなく、誰でもこなせる作業の流れを記載したものです。 文書として整理することで「確か、これはこうだったかな?」と記憶に頼ることはなくなります。

手順書をチェックシート化するのもよいですね。

記憶や才能や意志の力に頼らず、仕組みに頼りましょう。



人にお願いするときや仕事を任す時にも仕組み化は有効です。

「やっておいてね」というだけでは、うまくいくか心配です。より確実に実行してもらうためには、問題なく実行できる仕組み化が必要なのです。

ゴールの方向性が間違わないように定期的に進捗を確認する仕組みや、できるだけ機械的に処理できるような手順書などを整備し、正しく簡単に実施できる仕組み化を考えましょう。

依頼の仕組み化も、指示忘れがなくなり、ストレスから解放され、根性や気合いや能力に頼らずとも、良い結果を得られるのです。



仕組み化するということは、楽に実行でき、ミスを減らし、将来の自分の時間を増やし、より生産性の高い物事に時間を使うことができます。

ツール化やAIもその仕組み化の一つですが、まずは「記憶」を「記録」することからはじめましょう。

課題解決するなら「原因志向」より「解決志向」のほうが楽しい

問題や課題は、学校でも職場でも家庭でもいたるところに存在します。 常にその問題や課題について考えているわけではありませんが、イライラせずにうまく解決したいですよね。


例えば、

  • 「洗面台をびしょびしょにしたのは誰だ!」
  • 「そのシステムはWindowsで動くのだろうか?」
  • 「ご飯を半分に減らしているのにやせられない」


問題を解決する場合、人のせいにするとケンカやトラブルのもとです。

「洗面台をびしょびしょにしたのは誰だ!」の場合、「最後に使ったのはお父さんだから、お父さんがやったんでしょう」とか根拠のない言いがかりをつけて、ケンカになってしまいます。

この場合は、起こった事がらに焦点を当てて「洗面台をびしょびしょだけど、どうして?」と、「誰が」ではなく「何が」に置き換えて、人をターゲットにしないようにするとよいです。


これが難しいんですよね。 ついつい「やったの、お前だろ!」と言ってしまいます。気をつけなければ。



問題解決の方法としては「原因志向」と「解決志向」という考え方があります。 どちらが良い方法とか、正しい、間違っているということはないのですが、イライラを減らすためには「解決志向」の方がよいです。


「原因志向」

問題の原因をつきつめていき、その原因をつぶすことで再発を防ぐ方法です。
なぜ洗面台がびしょびしょになったのか、探偵のように証拠をさがす方法で、犯人探しになってしまいがちです。


「解決志向」

問題が起きた原因は、いったん置いておき、これから先どうすればよいかを考える方法です。
洗面台がびしょびしょになってしまったという、すでに起こってしまったことはどうでもよく、そうならないようにするには今後どうすればよいかという未来志向の考え方です。



原因志向」で、原因を特定できたとしても、やった人を問い詰めることになってしまい、怒ってイライラしたり、人間関係が崩れてしまう恐れがあります。

結局、「なんでちゃんとできないの?」と叱るだけで終わってしまう場合が多いのです。 さらに、過去の過ちを持ち出して、「この前もやらかしたよね!」とケンカや愚痴が続くわけです。

つまり、「原因志向」で原因を特定できたあと、再発防止について語られないのです。 それでは、またおなじことが起こってしまいます。


このように自分がイライラするのも、怒られるのも、どちらも嫌ですし、気持ち的に損です。 だったら、「これからどうすればいいのか」ということをはじめから考えればいいのです。

「なぜできないの?」を「どうしたらできるの?」に変換しましょう。

原因を追求するよりも、未来の理想を考えることで、負の感情を持たなくてすみます。 そうです「解決志向」をするのです。

びしょびしょにしないようにするには、水道の元栓を少し締めておき、あまり水が出ないようにするとか、切り替えスイッチをシャワー側にしておくなど、案を考えるほうが楽しいですよね。



問題の中には、原因がわからないと解決策が決まらないものもありますが、 課題解決するなら「原因志向」より「解決志向」のほうが楽しいのです。

上達への過程に立ちはだかる2つの壁「できない壁」と「できる壁」

ピアノでも、そろばんでも、格闘技でも、自転車乗りでも、ゴルフでも、野球でも、なんでも達人と呼ばれる人はいるものです。

達人までいかなくても、上達はしたいですよね。



上達への過程には、2つの壁があるんです。

できない壁」と「できる壁」です。


例として、ピアノを考えてみましょう。

ピアノを初めて習って、最初につまづくのは、片手から両手になるときです。 これは「できない壁」になります。

右と左で、異なる動きをするため、相当の練習や慣れが必要になります。


やがて、ある程度弾けるようになってくると、ピアノを弾くのが楽しくて楽しくてしょうがなくなります。 そして、モーツァルトのトルコ行進曲、ショパンの子犬のワルツ、ベートーヴェンの悲愴、リストの愛の夢など一般的に有名な曲が弾けるようになります。

譜面を読み、練習すればある程度どんな曲も弾けるようになるのですが、ここで「できる壁」が立ちはだかります。

「もういいや、あるていどならいつでも弾けるから、なんかつまんない」と満足してしまうのと同時に、練習が作業に変わってしまい、気持ちが離れてしまうのです。

モチベーションが「できる壁」によって激減してしまうのです。

ほとんどの方は、ここらへんでピアノを卒業してしまい、新たな別の趣味にはしるのです。私もピアノをやっていましたが、もっと早く挫折しました。

しかし、経験やスキルは残るので、バンドで楽しんだり、歌謡曲をコードを弾きながら歌ったり楽しむことはできます。



もっと上達するには、この「できる壁」を突破する必要があるのです。 では、達人の域に達したらどうなるのでしょうか。

達人は、何よりも練習が好きです。その結果、上達は後から自動的についてきます。上達すればするほど基本の動きを繰り返すのが楽しくなってゆくのです。

達人は、練習の達人」なのです。

練習することが、日々の生活の一部に溶け込み、さらに練習がメインになってきます。 練習を安らぎと思える日がやってくるのです。

ピアノを例にとりあげたので「練習」としましたが、練習ではなく、知識を増やす事、肉体が変わることなど、目指すものによって対象は変わってきます。

プログラミングの達人は、新しい知識を常に取り入れ自分のものにすることが練習に当たります。



常に好きなことに対してアンテナを立てて、「練習」し続けることが上達につながるのです。

簡単には達人になれません。努力が習慣になり、苦でなくなった時、上達は加速するのです。