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GTDを簡単活用! Dropboxで、テキストとメールとカレンダーの連携プレー


私が、日々のTodoをどのように処理しているのか、
ツールをどのように使用しているのか、
具体的にご紹介していきます。

 

 

考え方は、GTDをベースにしています。

  ・全てのやることを書きだす
  ・2分以内でやることは、その場でかたづける

 

全てのやることをテキストファイルに書き込んでいます。
なぜ、テキストファイルかといいますと、
起動が早く、編集がしやすいからです。

ワードやエクセル等、特別なツールを使うと
起動が遅かったり、ソフトをインストールする必要があります。

テキストファイルなら、
どのPCでも閲覧でき、すぐに編集ができます。

テキストデータですので、
書いた順番も訂正も簡単です。

 

 

テキストファイルの使い方ですが、
ファイルを3つに分けています。

  ・仕事用
  ・プライベート用
  ・プロジェクト用(プライベート)

プロジェクト用とは、GTD言うところの、
Projectにあたるもので、
長い期間や、複雑な処理を続けるものなどになります。
ダイエット、英語習得、ブログ立ち上げ、整理など、

 

例えば、ブログを作るというプロジェクトですと、

  ・ブログのタイトルを決める
  ・テンプレートを決める
  ・フォントや色等デザイン、構成を決める
  ・数記事、書いてみる
  ・Twitterやアクセス解析と連携する
  ・デザインを見直す
  ・etc...

という感じで、一連の流れがあるものは、
プロジェクト用のテキストに書きます。

 

仕事用やプライベート用は、
重要度や緊急度が高いものを上に書いてゆきます。

実行するときは、リストの上から順番にこなしてゆきます。
書いてある内容は膨大になってしまいますが、
定期的に見直して順番を変えていきます。

完了したタスクは、消してしまいます。

 

 

使用しているツールは、以下の3つになります。

  ・Dropbox(http://db.tt/2E1dF5z7)
  ・Liveメール
  ・Liveカレンダー
  ・携帯メール

 

「Remember The Milk」など、
特別なツールは使っていません。

Dorpboxは、異なるPC間やスマートフォンの間で、
上記のテキストファイルを同期するためのツールです。

Liveメールは、マイクロソフトが提供してるメールサービスです。
GoogleのGmailでも構いません。

要は、PCにインストールするメーラーではなく、
会社でも、自宅でも、友達の家でも、漫画喫茶でも
どこでも見れるWebメールを利用するということです。

このメールには、カレンダーや携帯から、Todoが送られてきます。
必要であれば、そのTodoをテキストファイルに転記したり、
その場で処理して消してしまいます。

つまり、メール1つ1つをTodoとして活用しています。

 

Liveカレンダーも、マイクロソフトが提供してるサービスです。
Googleカレンダーでも構いません。
Web上で管理されているカレンダーです。

このカレンダーには、定期的に行われるTodoを
登録しておきます。

 

例えば、

  ・クレジットカードのポイント確認日(年1回)
  ・テキストファイルのTodoの中身整理(月1回)
  ・月刊誌発売日(月1回)
  ・子どもの誕生日(年1回)
  ・「Grand Smile」メルマガの更新日(10日に1回)

 

これらは、期日が近づく少し前に、
アラートとして、先ほどのLiveメールに
メールが配信されるように設定しておきます。

そうすることで、Liveカレンダーは設定だけ、
見るのは、Liveメールを確認するだけで済みます。

 

携帯メールは、思いついた内容を自分あてに
メールするために使います。

例えば、
電車の中でひらめいたアイデアを
後で、PCで調べたいとき、
「調べる XXXX」と題名に打って、送信します。

ペーパーフィルターが切れていたときは、
「買う ペーパーフィルタ」を題名に書いて送信します。

という感じで、先ほどのLiveメールに送ってしまいます。

 

そうすることで、覚えておく必要はなく、
忘れても家でメールを見れば済んでしまいます。

メールを送るときは、
タイトルの先頭に、●や◆や★などのマークを付けたり、
★★★など、複数のマークにしたりして、
見た目でも、種類や重要度がわかるようにしています。

 

スマートフォンの場合は、メールで送らなくても、
直接、Dropboxで同期が取れていますので、
テキストファイルに、Todoとして追加できますね。

 

 

もう一つ、アナログの手帳を使っています。
手帳には、会議や旅行のスケジュールを書いています。
パッと書けて、パッと見れるというものは、
手帳が一番です。

 

 

私のTodo管理の仕方は、
いかがでしたでしょうか?
まだまだ、発展途上ですが、

今の所、このやり方で落ち着いています。
ご参考になれば幸いです。

 

 

  ありがとうございました。

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