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GTDを簡単化し、うまく活用して、頭をすっきりさせる


GTDを活用することで、
やるべきことが整理され、
頭の中をすっきりさせることができます。

 

GTDは、Getting Things Done の頭文字をとったもので、
デビッド・アレン(David Allen)という方が考案しました。

仕事や、プライベート等、やるべきことを、
スムーズに行う方法の一つです。

毎回、思い出して何をやろうか?
何をやらないといけなかったか?
などと、考えなくてよくなります。

 

やるべきことを、頭の中からすべて出し切り
頭の中を空っぽにし、覚えなくてもよい状態にします。

そして、出し切ったリストをこなす事だけに集中します。

 

 

基本の流れは、PDCAサイクルに似ています。
PDCAは、Plan(計画)→ Do(実行)→ Check(評価)→ Act(改善)
ですが、

GTDは、収集→処理→整理→見直し→実行 になります。

収集:頭の中にあることを全てだす
処理:書き出した内容を、分類する
整理:処理した内容を手帳などのツールに落とし込む
見直し:整理した内容を定期的に見直す
実行:分類した内容に従って、順次片付ける

 

ちょっとわかりづらいですよね、
もっと簡単に解釈すると

GTDは、「リスト作成見直し」 → 「処理実行」 の繰り返しです。

ということで、リストを作って、そのリストに沿って何かをやる。
やってることは、一般的なTodoリストと同じです。

 

GTDの考えのすごいところは、リストの作り方になります。
単なる、やることの羅列ではなく、
分類されているリストを作り、
それを処理していくということです。

大まかな流れは以下のようになります。

  (1) 全て頭の中のものを書きだす
  (2) 一つ一つ分類、見直し
  (3) 優先順位を付けて並べ替え
  (4) 順番に実行
  (5) (1)に戻る

繰り返しは、週一でも月一でも良いと思います。
自分にあった間隔で行うとよいです。

ちなみに、この「GTDを見直す」を分類すると
後述でいうところの[Calendar]になります。

 

 

分類は、以下の4つに分けます。
人によっては、待ち状態の[Wait] を追加したり、
[Task]を[NextAction]と言ったりもします。

  ・[Task]      次にやるもの
  ・[Calendar]  日付が決まっているもの
  ・[Project]   手順があったり、長期にわたるもの
  ・[Someday]   いつかやるもの

 

書き出したリストを一つ一つ下記の順に分類処理していきます。

(1) それは、本当にやる必要があるか?
       → やらない → 捨てる
       → いつかやるかもしれない → [Someday]
       → 必要 → (2)

(2) 2分で片付くか?
       → 片付く → すぐ処理実行 → 完了後捨てる
       → 片付かない → (3)

(3) 手順がある?、複雑?、長期?
     (例えば、ブログを新規に立ち上げるなど)
       → はい → [Project]
          → 最初にやるべきことを [Task]に入れる
         (例えば、ブログのタイトルを決める)
       → いいえ → (4)

(4) 日付が決まっている?、定期的?
       → はい → [Calendar]
          → 直近のものは、[Task]に入れる
       → いいえ → [Task]

 

見直しを定期的にします。
分類したらおしまいではなく、
定期的に見直したり、追加していく必要があります。

  ・[Task]      優先順位を付けて並べ替える
  ・[Calendar]  期日がきたら、[Task]にいれる
  ・[Project]   次になすべきことを[Task]にいれる
  ・[Someday]   やることになったら、
                [Project]か[Calendar]か[Task]に振り分ける

 

実行処理していきます。

  ・[Task]の中のものを順次処理していく

 

 

GTDの言わんとするところは、以下の3つです。

  ・全てやるべきことを出し切る
  ・次にやらなければならない事、次の一手まで落とし込む
  ・常にリストを最新に保つ

 

GTDのやり方は、複雑ですので、厳密に従う必要はなく、
共感する部分を自分なりに工夫して利用するといいと思います。
次回、私のやり方をご紹介いたします。

 

GTDを、自分なりにうまく活用して、
頭をすっきりさせましょう。

 

 

  ありがとうございました。

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