よく習慣化するとよいと言われますが、仕事や勉強、人をマネジメントする場合、ミスを防ぐ場合にも、「仕事の習慣」つまり「仕組み化」を取り入れると、よりスムーズに事がはこびます。
自分自身が働くのではなく「仕組み」に働かせるようにするのです。
まず「作業系」と「考える系」に分け、「作業系」のルーチンワークを仕組み化します。いわゆるスキームづくりですね。
この手順通りに進めれば、抜け漏れなく、誰でもこなせる作業の流れを記載したものです。 文書として整理することで「確か、これはこうだったかな？」と記憶に頼ることはなくなります。
手順書をチェックシート化するのもよいですね。
記憶や才能や意志の力に頼らず、仕組みに頼りましょう。
人にお願いするときや仕事を任す時にも仕組み化は有効です。
「やっておいてね」というだけでは、うまくいくか心配です。より確実に実行してもらうためには、問題なく実行できる仕組み化が必要なのです。
ゴールの方向性が間違わないように定期的に進捗を確認する仕組みや、できるだけ機械的に処理できるような手順書などを整備し、正しく簡単に実施できる仕組み化を考えましょう。
依頼の仕組み化も、指示忘れがなくなり、ストレスから解放され、根性や気合いや能力に頼らずとも、良い結果を得られるのです。
仕組み化するということは、楽に実行でき、ミスを減らし、将来の自分の時間を増やし、より生産性の高い物事に時間を使うことができます。
ツール化やAIもその仕組み化の一つですが、まずは「記憶」を「記録」することからはじめましょう。
2018/05/27